Zeitmanagement nach dem Prioritätenprinzip

Kennen Sie dieses Gefühl beim Zubettgehen, dass der Tag wieder zu wenig Stunden gehabt hat? Dass man gerne noch so viel erledigt und abgearbeitet hätte, die Uhr aber nur so gerast ist? Und dann hat auch noch ständig das Handy vibriert – die digitale Kommunikation raubt uns zusätzlich Aufmerksamkeit und Zeit. Im Fachmagazin ausbau & fassade ist vor einiger Zeit ein interessanter Beitrag des Kommunikationstrainers Rolf Leicher erschienen, der zu genau diesem Thema hilfreiche Tipps gibt.

Rolf Leicher empfiehlt, anstehende Aufgaben nicht nach dem Spaßfaktor (Lieblingsarbeiten zuerst) abzuarbeiten, sondern eine Priorisierung in die Kategorien A, B und C vorzunehmen:

• A-Aufgaben sind eilig und Sie haben Vorrang, sollten aber nur maximal 25 Prozent der Arbeitszeit einnehmen.
• B-Aufgaben sind eilig oder wichtig und sollten etwa die Hälfte der Arbeitszeit ausmachen. Eiliges wird vor Wichtigem bearbeitet.
• C-Aufgaben sind weder eilig noch wichtig. Sie sollten dennoch 25 Prozent der Arbeitszeit ausmachen, da sie sonst nur verschoben werden.

Zur Planung werden in einer Liste die einzelnen Aktivitäten mit Deadlines notiert und nach Prioritäten sortiert. Dann wird der ungefähre Zeitanteil für die einzelne Aufgabe geplant.

Wichtig dabei ist, immer ausreichend Pufferzeiten einzuplanen. Dazu kann man eine volle Arbeitsstunde zum Beispiel nur mit 45 Minuten planen. So hat man immer ausreichend Reserve für Unvorhergesehenes.

Ständige Unterbrechungen kosten Zeit. Daher rät Rolf Leicher vor allem bei A-Aufgaben Störfaktoren auszuschalten und diese in Leistungshochphasen zu verlegen. Schwierige Aufgaben sollten am Morgen oder gegen Abend, leichtere Aufgaben in der störanfälligeren Phase zwischen 9 und 11.30 Uhr eingeplant werden.

Recherchequelle: „Zeitmanagement: Mit der Arbeitsplanung fängt es an“ von Rolf Leicher in ausbau & fassade, Ausgabe 7-8/2017