20. Mai 2019
So optimieren Sie Ihren Anrufbeantworter
Nach den Ferien ist vor den Ferien: Auch wenn Ostern gerade erst rum ist, starten bald die ersten Sommerurlaube. Und viele Freiberufler oder Angestellte fragen sich, wie man sich so organisiert, dass die Kunden auch während der freien Tage gut versorgt sind. Ein wichtiges Element ist hier der richtig besprochene Anrufbeantworter, zu dem wir in der DeutschenHandwerksZeitung diese tollen Tipps gefunden haben:
- Versetzen Sie sich in die Lage des Anrufers. Welches Bedürfnis hat er und wie können Sie dieses möglichst gut bedienen?
- Deswegen sollte die Ansage gleich nach dem ersten Klingeln starten. Das mindert den Frust beim Anrufer und spart ihm Zeit.
- Checken Sie jedes Mal den Ansagetext, bevor Sie den Anrufbeantworter aktivieren. Nichts ist peinlicher als veraltete Ansagen – zum Beispiel „Wir befinden uns in den Osterferien“ mitten im Sommer.
- Verzichten Sie auf Musik, Witze, hohle Floskeln oder Werbedurchsagen.
- Erstellen Sie eine professionelle Ansage. Schreiben Sie die Ansage vorher auf, üben Sie sie einige Male und sorgen Sie für ein ungestörte Atmosphäre beim Aufsprechen.
Nutzen Sie diesen Aufbau:
- Begrüßung: Melden Sie sich so, wie Sie sich auch sonst am Telefon melden.
- Wann zurück: Informieren Sie den Anrufen zuerst darüber, ab wann Sie wieder erreichbar sind – denn das ist die Information, die der Anrufer jetzt am dringendsten braucht.
- Alternativen: Haben Sie eine Vertretung? Dann nennen Sie deutlich deren Namen und Telefonnummer.
- Hinweis auf Band: Wenn der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann, sagen Sie ihm dies. Verzichten Sie bitte auf die Floskel mit dem Piepton – das Prozedere ist allgemein bekannt.
- Schluss: Danken Sie dem Anrufer für seinen Anruf und verabschieden Sie sich mit einem netten Gruß.
Die Ansage sollte nicht länger als 15 bis 20 Sekunden dauern, und gleichzeitig in ruhigem, entspanntem Ton gesprochen sein. Lächeln Sie beim Sprechen – das hilft wirklich.
Hier ein schlichtes, aber gelungenes Beispiel von karrierebiebel.de:
„Guten Tag, Sie haben die Nummer von Max Mustermann, Vertriebsleiter der Muster AG, gewählt. Gern hätte ich Ihren Anruf persönlich entgegengenommen, aber ich bin momentan unterwegs. Wenn Sie mir Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen, rufe ich Sie zeitnah zurück. Besten Dank und einen schönen Tag.“
Recherchequelle: „Anrufbeantworter: So gelingt die professionelle Ansage“ sowie „Anrufbeantworter besprechen: Tipps für die Ansage“