21. September 2020

Knigge: Name nicht richtig verstanden

Im Kontakt mit Kundinnen und Kunden etwa am Telefon kann schon der Start holprig sein – nämlich dann, wenn es um den Namen des Gesprächspartners geht. Hierzu haben wir einen interessanten Beitrag in der Deutschen Handwerks Zeitung gelesen.

Wer häufig telefoniert, neigt dazu, seinen Namen viel zu schnell auszusprechen. In solch einem Fall dürfen und müssen Sie sogar nachfragen, und zwar ruhig und freundlich. Stilvoll geht das zum Beispiel mit Sätzen wie „Sagen Sie mir bitte noch einmal Ihren Namen?“ oder „Entschuldigung, ich habe Ihren Namen nicht richtig verstanden“. Sie können auch mit einer Frage wie „Habe ich Ihren Namen richtig verstanden? Schleider, ist das korrekt?“ nachhaken. Ist Ihnen der Name immer noch nicht verständlich, können Sie ruhig darum bitten, dass er Ihnen buchstabiert wird („Würden Sie mir Ihren Namen bitte buchstabieren?“). Klären Sie den Namen auf jeden Fall zu Beginn. Im Laufe des Gespräches „Wie war noch mal Ihr Name?“ zu sagen, kann als unangenehm empfunden werden, denn der Name ändert sich ja nicht während der Unterhaltung.

Eine Herausforderung können auch Vornamen sein, die für beide Geschlechter möglich sind, wie Luca, Dominique oder Toni – vor allem, wenn der Klang der Stimme nicht auf einen Mann oder eine Frau schließen lässt. Laut Knigge sollte Sie im Schriftlichen deswegen nicht auf die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ zurückgreifen. Diese gelte wirklich nur für Gruppen oder Unbekannte. Hilfreich kann eine Onlinerecherche sein oder Hinweise in einem bestehenden Mailverkehr wie zum Beispiel die Nennung der Funktion („Abteilungsleiterin“). Sollten Sie hier nicht fündig werden, rät Knigge, auf das eigene Bauchgefühl zu hören und das Risiko einzugehen, denjenigen mit „Herr“ oder „Frau“ anzusprechen.

Übrigens – und das fanden wir wirklich interessant – liegt laut Knigge die Verantwortung für den klaren Umgang mit Namen bei der Person, die den eher schwierigen Namen hat und nicht beim Gegenüber. Hier gilt: Sprechen Sie Ihren Namen immer deutlich aus, buchstabieren Sie von sich aus und zwar langsam, wiederholen Sie Ihren Namen und bauen Sie eventuell eine Brücke („Mein Name ist Schleider, wie der Schneider nur mit L.“). So ist allen geholfen!